Tutorial Microsoft Excel

Tutorial Microsoft Excel 2007 — Document Transcript

• 1. Chief EditorGet Started with Anton R. PardedeMicrosoft Writer Alexander P. H. JularsoOffice Excel Editor Renny Fitriastuti2007 Graphic Design & Layout© Majalah PC Media, 2008 Lely Yulaena MardianaHak cipta dilindungi oleh undang-undang. Dilarangmemperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini Secretarydalam bentuk apapun tanpa izin tertulis dari penerbit. Evawani Utami Putri Publishing PT Dian Digital Media, Jakarta Printing PT Dian Rakyat, JakartaMerk DagangSeluruh merk dagang yang digunakan dalam buku Editorial Addressini merupakan hak cipta dari pemegang merk Gedung Warta Lt.4dagang masing-masing. Jl. Kramat IV/11 Jakarta Pusat-10430 Telp. (021) 315-3731Peringatan dan Pernyataan Fax. (021) 315-3732Segala daya upaya telah dikerahkan agar buku inidapat selengkap dan seakurat mungkin, walau Circulation Addressbegitu tidak ada pernyataan apapun mengenai Jl. Rawagirang No. 8kebenaran maupun kecocokannya. Segala Kawasan Industri Pulogadunginformasi di buku ini disediakan berdasarkan apa Jakarta Timur-13930,adanya. Penulis dan penerbit dengan segala Telp. (021) 4682-6816, 7079-6499hormat tidak bertanggung jawab pun tidak Fax. (021) 4682-8919memiliki pertanggungjawaban kepada apapunatau siapapun akibat terjadinya kehilangan ataukerusakan yang mungkin timbul yang berasal dariinformasi yang dikandung dalam buku ini. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 3
• 2. Daftar IsiPendahuluan.................................................................. 7Bab 1. Instalasi Microsoft Office 2007.......... 9 Instalasi Software............................................................... 9 Microsoft Office 2007 Installation..................................... 10Bab 2. Office 2007 User Interface.................... 21 Menggunakan Menu Ribbon ......................................... 22 Lebih Lanjut dengan Ribbon ......................................... 24 Interface baru di Office 2007............................................. 29Bab 3. Mulai dengan Excel 2007....................... 33 Membuat Workbooks Baru................................................ 34 Memodifikasi Workbooks dan Worksheets...................... 36 Fitur Formatting Baru......................................................... 37Bab 4. Conditional Formatting.......................... 47 Conditional Formatting Menu........................................... 49Bab 5. Let’s Fun with Data................................... 61 Meng-input Data................................................................ 62 Mengubah Data Secara Cepat........................................... 64 Melakukan Filtering Data.................................................. 66 Melakukan Sorting Data.................................................... 674 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 3. Bab 6. Saving Files!................................................... 73 Type Saving di Office 2007................................................. 76Kuis....................................................................................... 82 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 5
• 4. OFFICE 2007 BEGIN «PendahuluanOffice 2007 BeginAnda tentu tidak asing lagi dengan produk officeyang satu ini. Apa saja kelebihan yang dimilikinyadibandingkan versi sebelumnya?Ditujukan untuk PemulaSedikit banyak buku kali ini akan membahas hal yangmendasar dari Office 2007, bagaimana cara instalasi,penggunaan fitur-fitur baru, dan sebagainya. Buku iniditujukan untuk para pemula yang ingin menggunakan Office2007, baik step-by-step penggunaannya dan bagaimanamengoptimalkannya. Diharapkan sambil membaca buku ini,Anda langsung mempraktikkan perintah-perintah dalam bukuini di komputer Anda, karena dengan begitu Anda akan lebihmudah memahami cara penggunaan Office 2007. Buku inisangat tidak disarankan bagi Anda yang malas mencobasesuatu yang baru dan juga malas dalam hal mempraktikkanhal baru, karena dengan sifat seperti itu Anda tidak akanmendapatkan apa-apa dari buku ini.Tentang Office 2007Sedikit sejarah, diciptakannya Office 2007 adalah bermuladengan nama Office 12 yang rencananya akan dirilis padaNovember tahun 2006, dengan nama yang sama. Namun,Microsoft, dalam hal ini yang mengembangkan aplikasitersebut, ingin suatu perubahan yang besar dari aplikasi : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 7
• 5. » OFFICE 2007 BEGINOffice ini. Maka, pada tahun 2006 tersebut urung dirilisproduk Office 12 dan kemudian pengembangan dilakukankembali hingga akhirnya benar-benar tercipta produk yangbukan saja diinginkan oleh Microsoft, tapi juga ditunggukehadirannya oleh para pengguna setia Office. Lalu akhirnya,pada Januari tahun 2007 diluncurkanlah secara resmiMicrosoft Office 2007 bersamaan dengan diluncurkannyaWindows Vista.Office Evaluation CopyPada PC Media edisi kali ini akan sekaligus diberikan aplikasiMicrosoft Office 2007, namun dengan tipe evaluation copyyang bisa Anda gunakan selama 60 hari trial, di mana hanyaterdapat aplikasi Office Sharepoint Designer 2007 dan OfficeOneNote 2007 yang bisa Anda gunakan secara bebas dangratis. Aplikasi tersebut bisa Anda dapatkan di dalam CD PCMedia pada folder :Buku MicrosoftOffice Evaluation. Anda bisa mendapatkan serial number untuk bisamenjalankan Office Evaluation tersebut pada linkhttp://www.trymicrosoftoffice.com/referrer.aspx?r=36df46d2-22da-4fc9-baee-25d2b1109e33. Selamat mencoba!Kuisioner Buku Microsoft Office 2007Seperti yang sudah-sudah, kami akan mengadakan survaiyang dapat diikuti oleh seluruh pembaca setia PC Mediauntuk menjawab satu pertanyaan yang akan kami lontarkankepada Anda. Dan dengan itu, kami akan memberikan 10paket aplikasi Microsoft Office 2007 Full Packaged Product(Not For Resale) dengan total nilai jika dirupiahkan adalahRp39 juta. Undian akan dilakukan secara acak dan Anda yangberuntung akan mendapatkan aplikasi tersebut. Segera bukahalaman 82 dan jawab pertanyaannya melalui SMS sebanyak-banyaknya, siapa tahu Anda akan beruntung. Pengumumanpemenang akan dimuat pada PC Media edisi 07/2008.8 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 6. INSTALASI MICROSOFT OFFICE 2007 «Bab 1InstalasiMicrosoft Office2007Kami akan menjelaskan instalasi Office 2007secara detail langkah per langkah pada bab ini.Instalasi SoftwareBagi sebagian orang, melakukan instalasi pada PC milikmereka adalah suatu pekerjaan yang biasa dilakukan ataumalah mereka mensyaratkan bahwa pemilik sebuah PC atausebuah laptop setidaknya mengetahui cara melakukaninstalasi sebuah software pada perangkat miliknya tersebut.Namun, tidak bisa dipungkiri bahwa tidak semua orangberpikiran seperti itu. Ada juga beberapa user (ataukebanyakan) malah tidak mengetahui sama sekali carainstalasi. Mereka hanya menyerahkan pekerjaan tersebutkepada teknisi di kantornya atau cukup membayar sejumlahuang dan terima beres dari sebuah toko komputer. ApakahAnda termasuk orang seperti itu? Kami harap tidak. Dengan adanya buku ini, kami berharap Anda yang belumbisa melakukan instalasi akan menjadi fasih dalam melakukaninstal menginstal software pada perangkat milik Anda. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 9
• 7. » INSTALASI MICROSOFT OFFICE 2007Utamanya yang kami tekankan pada bab ini adalah carapenginstallan Microsoft Office 2007.Microsoft Office 2007 InstallationAda beberapa cara instalasi office 2007 yang bisa Andalakukan, yaitu dengan cara upgrade. Jika Anda sudahmemiliki Microsoft Office versi sebelumnya, dalam hal iniadalah Microsoft Office XP atau 2003, cara yang berikutnyaadalah dengan cara clean install, di mana hal ini biasadilakukan jika pada sistem PC Anda yang tidak memilikiaplikasi Microsoft Office sama sekali. Kedua cara ini bisa Anda lakukan dengan cepat dan mudahjika Anda mengikuti petunjuk dari kami. Tidak sabar inginsegera mencoba melakukan instalasi? Simak langkah-langkahberikut!LANGKAH 1Masukkan CD atau DVD Microsoft Office 2007 ke dalamoptical disk pada PC atau laptop Anda. Biasanya dalamkeadaan standar CD atau DVD tersebut akan dijalankansecara autorun. Jika tidak bisa berjalan secara autorun, Andabisa memilih Start > Run > D:setup.exe. Cara memulai instalasi dengan bantuan RUN.10 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 8. INSTALASI MICROSOFT OFFICE 2007 «LANGKAH 2Setelah langkah 1, kemudian tidak lama akan muncul sebuahmenu di mana Anda harus mengisikan product key yangtertera pada cover atau packaging dari CD-DVD MicrosoftOffice 2007 tersebut. Simpan baik-baik kode tersebut, karenaitu sebagai bukti bahwa Anda telah membeli sebuah produkyang asli. Setelah selesai mengisikan product key denganbenar, kemudian pilih tombol Continue. Anda harus memasukkan product key terlebih dulu.LANGKAH 3Kemudian akan muncul sebuah window yang menampilkanbanyak tulisan yang disebut dengan Software License Terms.Beri tanda centang ( ) pada tulisan ″I accept the terms of thisaggrement″, kemudian klik tombol Continue untukmeneruskan ke langkah selanjutnya. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 11
• 9. » INSTALASI MICROSOFT OFFICE 2007 License Terms, Anda harus menyetujuinya untuk melanjutkan.LANGKAH 4Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, ada dua pilihanuntuk melakukan instalasi Office 2007. Yaitu, dengan caraUpgrade dan Customize. Cara Upgrade digunakan jika Anda ingin meng-upgradeversi Office lama Anda (Office 2003) ke dalam Office 2007 dansecara otomatis akan menghilangkan Office lama Anda.Cara Customize bisa dilakukan jika Anda inginmempertahankan Office lama Anda, sehingga Anda memilikidua aplikasi Office pada PC atau laptop Anda.Jika Anda ingin melakukan Upgrade langsung, ikuti langkahke 5. Untuk melakukan Customize, ikuti langkah 4A danseterusnya.12 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 10. INSTALASI MICROSOFT OFFICE 2007 « Dua pilihan instalasi.LANGKAH 4APada Command Upgrade, pilih ″Keep all previous versions″,kemudian setelah itu pilih command Installation Options.Akan muncul drop down box. Lalu arahkan kursor mouse kepilihan Microsoft Office, klik kanan pada mouse kemudianpilih ″Run all from My Computer″. Setelah itu, pilih tombolInstall Now. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 13
• 11. » INSTALASI MICROSOFT OFFICE 2007 Langkah melakukan instalasi dengan pilihan upgrade.14 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 12. INSTALASI MICROSOFT OFFICE 2007 «LANGKAH 5Proses instalasi akan berjalan kurang lebih 15−30 menit ter-gantung pada spesifikasi hardware dari PC atau laptop Anda. Proses instalasi berjalan.LANGKAH 6Setelah proses instalasi selesai, akan muncul window bahwaMicrosoft Office 2007 telah selesai diinstal dalam PC Anda.Klik pilihan Close untuk mengakhiri proses instalasi. Proses instalasi selesai. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 15
• 13. » INSTALASI MICROSOFT OFFICE 2007LANGKAH 7Pada saat kali pertama Anda menjalankan aplikasi Office2007, entah Word, Excel, atau PowerPoint, Anda akandiarahkan untuk melakukan aktivasi produk tersebut. JikaAnda memiliki koneksi Internet, pilihan default tidak perludiubah. Cukup klik Next pada pilihan tombolnya. Anda diharuskan melakukan aktivasi.LANGKAH 8Tunggu beberapa saat, kemudian akan muncul window yangmemberitahukan bahwa Office 2007 Anda telah teraktivasi.Kemudian pilih tombol Close.16 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 14. INSTALASI MICROSOFT OFFICE 2007 « Aktivasi telah berhasil dilakukan.LANGKAH 9Setelah itu, akan muncul window ″selamat datang″. Denganmunculnya window ini, berarti Anda sudah berhasilmenginstal Office 2007 sekaligus mengaktivasinya. Pilih OKuntuk mulai menggunakan Office 2007. Instalasi dan aktivasi berhasil dilakukan. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 17
• 15. » INSTALASI MICROSOFT OFFICE 2007 Microsoft Office 2007 Editions Microsoft Office Basic 2007 Tidak dijual secara retail, hanya paket OEM saja. Di dalamnya hanya terdapat Word, Excel, dan Outlook. Microsoft Office Home and Student 2007 Dijual, baik secara retail dan juga menjadi paket OEM. Di dalamnya terdapat Word, Excel, PowerPoint, dan OneNote. Microsoft Office Standard 2007 Dijual, baik secara retail, OEM, dan secara Volume License. Di dalamnya terdapat Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook. Microsoft Office Small Business 2007 Dijual, baik secara retail, OEM, dan secara Volume License. Di dalamnya terdapat Word, Excel, PowerPoint, Accounting Express, dan Publisher. Microsoft Office Professional 2007 Dijual, baik secara retail dan juga menjadi paket OEM. Di dalamnya terdapat Word, Excel, PowerPoint, Accounting Express, Publisher, dan Access. Microsoft Office Ultimate 2007 Dijual hanya secara retail saja dan Limited edition student license. Di dalamnya terdapat Word, Excel, PowerPoint, Accounting Express, Publisher, Access, InfoPath, Groove, dan OneNote.18 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 16. INSTALASI MICROSOFT OFFICE 2007 «Microsoft Office Professional Plus2007Dijual hanya secara Volume License. Di dalamnya terdapatWord, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, InfoPath, danCommunicator.Microsoft Office Enterprise 2007Dijual hanya secara Volume License. Di dalamnya terdapatWord, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, InfoPath,Groove, OneNote, dan Communicator. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 19
• 17. OFFICE 2007 USER INTERFACE «Bab 2Office 2007 UserInterfaceInterface terbaru dari Office 2007 menjadiperubahan yang paling terasa pada aplikasitersebut. Apa saja fitur terbarunya?Setelah selesai melakukan instalasi, Anda akan segeradihadapkan dengan aplikasi Office 2007 yang sebenarnya.Akan terlihat perbedaan yang sangat dramatis pada tampilaninterface maupun fitur-fiturnya. Seluruh tampilan daninterface didesain ulang sedemikian rupa sehinggamembuatnya menjadi sangat mudah untuk dinavigasi, lebihmenarik dilihat, dan yang terpenting adalah lebih userfriendly. Para developer Office 2007 ingin memberikan suatuaplikasi yang mudah digunakan dan tidak terlalu rumit.Seiring banyaknya permintaan saat itu dari para user yangmenginginkan adanya sebuah aplikasi Office yang membantudalam pekerjaan mereka dan bukannya malah merepotkanmereka dalam mengerjakan pekerjaan. Hasilnya bisa dilihatpada Office 2007 yang lebih disederhanakan, namun memilikikemampuan yang sangat cerdas untuk mengikuti kemauandari pengguna. Anda tidak perlu melakukan lagi klik melaluimenu, submenu, dan dialog box yang bertingkat-tingkat.Hanya dengan satu klik command atau perintah yang Anda : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 21
• 18. » OFFICE 2007 USER INTERFACEinginkan, bisa dimunculkan dan digunakan secara cepat danmudah.Menggunakan Menu ″Ribbon″Salah satu fitur yang sangat baru dan diandalkan oleh Office2007 adalah fitur yang dinamakan Ribbon. Ribbon adalahpengganti dari sistem menu yang cukup rumit pada versiOffice sebelumnya. Ribbon terletak pada bagian atas dariwork area pada seluruh aplikasi Office 2007 seperti Word,Excel, Powerpoint, dan Access yang akan memberikan kepadaAnda tabs, contextual command, dan sebagainya sesuaidengan operasi apa yang akan Anda kerjakan. Menu Riboon, baru dari Office 2007. Ribbon pada excel 2007. Ribbon terdiri atas beberapa komponen seperti di bawah ini:Quick Access ToolbarTerletak di sebelah kiri atas dari window yang bisanyabergambar lambang Microsoft Office untuk membuka file22 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 19. OFFICE 2007 USER INTERFACE «menu. Dan di sebelahnya Anda bisa melakukan save, undo,dan redo yang dilambangkan dengan icon. Quick access toolbar.Commands TabsBiasanya terdapat beberapa pilihan, yaitu Home, Insert, PageLayout, References, Mailings, Review, dan View pada Word2007. Letaknya adalah di bawah window title bar,memanjang dari kiri ke kanan. Command Tabs.Command SetsAdalah perintah yang terdapat pada setiap tab yang Andapilih dan yang ingin gunakan. Nama dari command setterdapat di bawah perintah tersebut, contohnya Clipboard,Font, Paragraph, Styles, dan Editing dalam Word 2007. Command Sets. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 23
• 20. » OFFICE 2007 USER INTERFACEContextual CommandFitur ini sama fungsinya dengan help, di mana hanya akanmuncul jika kursor dari mouse Anda menyorot salah satuobjek yang akan Anda gunakan atau pilih. Contextual Command.Lebih Lanjut dengan ″Ribbon″COMMAND TABSCommand tabs berhubungan langsung dengan pekerjaanyang ingin Anda lakukan atau ciptakan. Misalnya, di Excel2007, terdapat command tabs, antara lain Home, Insert, PageLayout, Formulas, Data, Review, dan View. Ketika membuatsebuah worksheet, Anda tentu memerlukan salah satucommand tersebut apakah itu data entry yang ada di dalamcommand home, editing di dalam command insert, atauformatting di dalam command Page Layout. Semua terserahAnda. Setelah itu di dalam proses berikutnya, Anda juga mungkinakan memerlukan analyzing di dalam command formula,melakukan sorting, filtering, consolidating, dan validating didalam command data. Command Tabs di Excel 2007.24 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 21. OFFICE 2007 USER INTERFACE «COMMAND SETSBermacam-macam command sets akan muncul di dalamribbon tergantung pada berapa tab atau perintah yang akanAnda pilih. Kita ambil contoh pada PowerPoint 2007, ketikaAnda memilih command tabs Home misalkan, akan munculbeberapa set perintah yang di bawah dari masing-masingperintah tersebut memiliki nama grup tersendiri. Ini yangdinamakan command sets, di mana perintah-perintah yangada sudah diatur per grup sesuai dengan fungsi dankegunaannya. Command Sets di PowerPoint 2007.CONTEXTUAL TOOLSBerbeda dengan command sets, contextual tools hanya akanmuncul jika Anda memilih sebuah objek tertentu padadokumen pekerjaan Anda. Kita ambil saja contoh pada Word.Jika Anda membuat tabel pada Word, contextual tools akanmuncul secara otomatis pada ribbon, tepatnya ada di atasnya.Pada kasus ini, tools set hanya akan menunjukkan dua buah : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 25
• 22. » OFFICE 2007 USER INTERFACEtab yang lebih spesifik terhadap objek tabel, yaitu Design danLayout. Tab Design bisa Anda gunakan untuk mengaturtampilan tabel tersebut sesuka Anda. Dan tab Layout bisadigunakan untuk mengatur posisi data pada tabel danpengaturan cells dari tabel tersebut. Contextual Tools.DIALOG LAUNCHERSBeberapa command sets pada ribbon juga bisa ditampilkandalam bentuk dialog box tradisional. Adanya sebuah iconpanah pada sebelah kanan bawah di setiap command setsmengindikasikan bahwa Anda bisa memilih ″launcher″tersebut untuk menampilkan perintah-perintah tersebutdalam bentuk dialog box konvensional. Contohnya, jika Andamemilih command Font pada excel 2007, kemudian Andamengklik tombol launcher-nya, maka akan muncul dialog boxformat cells secara lengkap, sama dengan versi Officesebelumnya.26 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 23. OFFICE 2007 USER INTERFACE « Dialog Launchers.Anda juga akan menemukan dialog launcher pada setiapgallery yang menunjukkan adanya advanced option yangditunjukkan dengan bentuk panah drop down. Dialog Launcher dengan advanced option.GALLERIESFitur galleries adalah salah satu fitur terbaru dari Office 2007,di mana Anda bisa menentukan tampilan dokumen sesukahati Anda hanya dengan cara point and click saja. Sangatmudah dilakukan. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 27
• 24. » OFFICE 2007 USER INTERFACEOffice 2007 memiliki dua tipe galleries. Salah satunya adalahgalleries dengan sedikit pilihan yang ditampilkan langsungpada ribbon dan satunya lagi adalah tipe galleries denganpilihan yang sangat lengkap seperti pilihan styles, themes,dan margins pada Word 2007, misalkan. Galleries denganpilihan yang lengkap berbentuk drop down menu yang dibagiper grup, sehingga Anda bisa memilih galleries yangdiinginkan. Sebelum menentukan pilihan ada fungsi yang disebutdengan Live Preview, di mana Anda akan mengetahui hasildari dokumen Anda tersebut setelah Anda memilih galleriesyang ditentukan, sehingga Anda bisa menentukan galleriestersebut sesuai dengan yang diinginkan atau tidak. Galleries.28 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 25. OFFICE 2007 USER INTERFACE «Interface Baru di Office 2007NEW FILES MENUSalah satu yang paling terlihat dari Office 2007 adalah tombolFile Menu. Berbeda dengan File Menu versi yang lama, kali inipada Office 2007 file menu diubah sedemikian rupa sehinggalebih bersahabat. Tombol file menu terletak di sebelah kiri atas yangberbentuk gambar lambang Office. Pada file menu yang baruterdapat dua panel. Panel yang pertama adalah panel utamadi mana di situ terdapat pilihan task seperti New, Open, Save,Save As, Print, dan sebagainya. Sedangkan, di sisi kananadalah pengembangan dari task-task yang berhubungandengan task utama. Misalkan Anda memilih task Prepare,maka secara otomatis di sebelah kanan akan muncul segalasesuatu yang berhubungan dengan task prepare. Files Menu terbaru di Office 2007. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 29
• 26. » OFFICE 2007 USER INTERFACEQUICK ACCESS TOOLBARPada button di sebelah lambang Microsoft (File Menu)terdapat beberapa icon yang menandakan itu adalah QuickAccess Toolbar. Beberpa tombol yang sangat familiar denganAnda adalah save, undo, dan redo. Quick Access ini terdapatpada seluruh aplikasi Office 2007, baik Word, Excel,Powerpoint, dan lainnya. Karena fitur ini merupakan fiturcore dari Office 2007. Anda juga bisa meng-customize quick access toolbar inidengan menambahkan tools yang sering digunakan. Quick Access Toolbar.NEW VIEW CONTROLSCommand yang berubah cukup drastis adalah command viewcontrols yang bisa Anda gunakan untuk melakukan settingbentuk dari dokumen Anda. Anda akan melihat pilihanlengkap pada command view tersebut yang sangat berbedadari versi sebelumnya. View tools yang sudah sangat Anda kenal akan tetapmuncul di sebelah kiri bawah dari dokumen Anda, sedangkanpada kanan bawah dokuman terdapat fungsi untukmelakukan Zoom, di mana fungsi ini bisa Anda jalankan30 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 27. OFFICE 2007 USER INTERFACE «ketika sedang bekerja. Fungsi ini tidak ada pada Office versisebelumnya. Fitur Zoom di Office 2007. View Controls baru di Office 2007. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 31
• 28. MULAI DENGAN EXCEL 2007 «Bab 3Mulai denganExcel 2007Selain membahas proses instalasi dan fitur terbarudari Office 2007, buku ini juga akan membahassedikit tentang Excel 2007.Saat Anda memulai bekerja dengan Excel 2007, aplikasi iniakan mulai dengan workbook yang kosong dengan tigabagian worksheet yang bisa terlihat di bagian kiri bawah dariworkbook. Anda bisa men-delete, menambah, mengubah,menyembunyikan worksheet di dalam workbook tanpa harusmen-delete-nya secara bebas. Anda juga bisa meng-copyworksheet tersebut ke dalam workbook baru, ataumemindahkan worksheet tersebut ke dalam workbook barutanpa meninggalkan bekas. Pada bab ini akan dijelaskan segala sesuatunya tentangworkbook, bagaimana Anda membuatnya, memodifikasinyauntuk menjadikan workbook tersebut mudah untukkustomisasi pada Excel 2007. Juga tak ketinggalan adalah fitur-fitur dan fungsi menarikyang tidak akan Anda jumpai pada versi Office manapunselain di Office 2007, utamanya pada aplikasi Excel 2007.Seperti fungsi cell style, table style, shapes, dan fungsiconditional formating yang sungguh berbeda. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 33
• 29. » MULAI DENGAN EXCEL 2007Membuat Workbooks BaruSetiap Anda ingin menyimpan data atau pekerjaan yang tidakada relasi keterkaitannya satu dengan yang lain, Anda tentumemiliki inisitaif untuk membuat suatu workbook barudengan tujuan supaya Anda tidak dibingungkan kemudian.Secara default, workbook baru di Excel 2007 memiliki tigabuah worksheets. Anda bisa men-delete atau menambahworksheets tersebut sesuka hati, tergantung pada kebutuhan.Membuat sebuah workbook baru menjadi cara yang sangatmudah dibandingkan harus menambah worksheets. Cukupklik pada Microsoft office button, pilih menu new, dankemudian pilih bentuk workbook yang ingin Anda pakai.Anda juga bisa men-download template-template yangsangat menarik dan berguna bagi Anda langsung di situsresmi Microsoft Office. Pilihan workbook akan digolongkan terhadap fungsinya,kebanyakan yang sudah digolongkan adalah berbentuktemplate, namun Anda tetap bisa mengubahnya secaramanual. Jika ingin memulai halaman yang benar-benar barudan kosong, pilih blank workbook. Pilihan membuat workbook baru di Excel 2007.34 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 30. MULAI DENGAN EXCEL 2007 « Setelah sukses membuat workbook baru yang sesuaidengan kebutuhan, selanjutnya Anda bisa menambahkaninformasi tambahan yang lebih detail terhadap workbookAnda tersebut. Hal ini perlu dilakukan jika menginginkanworkbook Anda nantinya mudah dicari, hanya denganmengetikkan kata yang spesifik yang sudah Anda atursebelumnya dalam workbook tersebut. Untuk mengisikan properties tambahan, klik pada filemenu, kemudian pilih prepare, kemudian properties. Akanmuncul menu baru di bawah ribbon yang mengindikasikandocument properties. Di sini Anda bisa mengisikan propertiesdi workbook Anda secara lebih detail. Properties tambahan untuk melengkapi dokumen Anda. Anda juga bisa memilih custom properties dengan memilihAdvanced properties pada workbook tersebut. Letaknya adadi tab document properties. Custom Properties bisa juga Anda aplikasikan. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 35
• 31. » MULAI DENGAN EXCEL 2007Memodifikasi Workbooks dan WorksheetsKebanyakan Anda menggunakan aplikasi Excel ini adalahuntuk melakukan perhitungan bisnis atau pekerjaan yang adahubungannya dengan hitung-menghitung dan laporan-laporan yang lebih banyak diwakili dengan tabel-tabel mulaidari yang mudah sampai dengan yang sangat rumit. Padaaktivitas sebuah bisnis, tentu terdapat beberapa laporan yangberbeda, entah itu laporan keuangan, distribusi barang, ataulaporan yang mewakili bulan dan tahun, dan sebagainya.Untuk itu, Excel menyediakan fitur yang dinamakanworksheets yang ada di dalam woorkbook. Pada posisi defaultworksheet terdiri dari tiga worksheet yang berbeda yangnantinya bisa Anda delete atau tambah sesuai dengankeperluan. Worksheet tersebut terletak dibagian kiri bawahdari workbook di Excel 2007. Worksheets dalam workbook. Sangat mudah untuk menambahkan worksheets baru,cukup klik kanan pada worksheets manapun dan pilih insertatau gunakan shortcut Shift+F11. Anda bisa membuatworksheets sesuai dengan kebutuhan. Menambahkan worksheet baru. Anda juga bisa memindahkan atau meng-copy dariworksheets lain ke dalam workbook yang sedang Anda36 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 32. MULAI DENGAN EXCEL 2007 «kerjakan tersebut. Klik kanan pada bagian worksheets danpilih Move or copy. Kemudian ikuti perintah selanjutnya. Memindahkan atau meng-copy worksheet antar-workbook. Untuk melakukan delete, hide, unhide, dan renamemasing-masing worksheets lakukan dengan cara di atas,namun pilih perintah yang sesuai yang Anda ingin lakukandengan worksheets tersebut. Pilihan lain untuk mengatur worksheets Anda.Fitur Formatting BaruPada Excel 2007, juga ada beberapa fitur baru yang tidak bisaAnda temukan pada versi Office sebelumnya. Fitur ini dibuatoleh developer bertujuan untuk memudahkan pekerjaan : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 37
• 33. » MULAI DENGAN EXCEL 2007Anda, supaya lebih friendly dan enak digunakan dantentunya enak juga dibaca. Di antaranya formatting baruyang akan kami bahas adalah cell style, table style, shapes,smartart, dan wordart.CELL STYLESalah satu fitur yang menarik dari Excel 2007 dibanding versiyang lain adalah Cell Style. Pada fitur ini, Anda bisamenciptakan kolom pada workbook Anda dengan cukupmenarik. Fitur ini hanya bisa digunakan untuk kolom tertentusaja, apakah Anda ingin membuat heading atau membuatkolom dengan warna-warni yang menarik. Caranya cukup mudah. Pilih terlebih dahulu kolom yangingin Anda percantik, kemudian pilih command Cell Styles.Akan muncul menu drop down, di mana Anda bisa langsungmemilih bentuk style yang Anda inginkan, tentunya akanditampilkan secara Live Preview terlebih dahulu sebelumAnda memilih style yang tepat bagi kolom Anda tersebut.38 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 34. MULAI DENGAN EXCEL 2007 « Fitur Cell Style.TABLE STYLEFitur selanjutnya yang cukup membantu adalah table style. Disini Anda bisa membuat bentuk tabel secara cepat yangtentunya sesuai dengan kebutuhan. Sebelum menggunakan fitur ini, Anda harus menentukanseberapa besar tabel yang akan dibuat terlebih dahulu.Setelah sudah ditentukan, baru pilihlah command format astable dan kemudian akan muncul menu drop down. Di siniAnda bisa memilih table style sesuai dengan keinginan mulaidari type light, medium, dan dark. Sesuaikan dengan seleraAnda. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 39
• 35. » MULAI DENGAN EXCEL 2007 Fitur Table Style.40 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 36. MULAI DENGAN EXCEL 2007 «SHAPESFitur yang satu ini sangat menarik dan berguna. Bukan hanyapada di aplikasi Excel 2007, namun pada setiap aplikasi yangada di Office 2007 semua dilengkapi dengan fitur ini. Dengan fitur ini, Anda akan dokumen atau pekerjaan yangAnda buat, khususnya di workbook pada Excel 2007 akansemakin terlihat menarik untuk dilihat. Dengan fitur shape,Anda bisa membuat berbagai tanda simbol pada woorkbookAnda, baik berbentuk dua dimensi atau malah dua dimensi.Dijamin workbook milik Anda akan semakin indah dilihat.Caranya, cukup mudah saja, pilih command insert, kemudianpilih shape, lalu akan muncul menu drop down yang cukuppanjang. Di sini Anda bisa memilih shape apa yang inginditampilkan pada woorkbook Anda tersebut. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 41
• 37. » MULAI DENGAN EXCEL 2007 Fitur shapes yang bisa Anda gunakan bebas di Excel 2007.SMARTARTFitur ini merupakan salah satu fitur andalan dari Office 2007.Bukan hanya di aplikasi Excel 2007 saja, namun di semuaaplikasi yang ada di Office 2007 terdapat juga fitur SmartArt.SmartArt adalah sebuah wizard yang berbentuk graphics, dimana Anda bisa memilih berbagai macam bentuk mulai daribentuk List, Process, Cycle, Hierarchy, Relationship, Matrix,dan Pyramid. Dari berbagai bentuk tersebut, Anda bisamenentukan lagi mana graphics yang benar-benar tepatuntuk pekerjaan Anda tersebut. Anda akan dipandusepenuhnya dengan SmartArt ini, dengan demikian meskipunAnda seorang yang awam sekalipun, Anda pasti bisamemukau atasan Anda dengan laporan bulanan yang sudahsusah payah dikerjakan. Tentunya dengan bantuan dariSmartArt. Caranya cukup mudah, pilih command insert, kemudianpilih SmartArt. Di sini akan muncul pilihan menu yang42 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 38. MULAI DENGAN EXCEL 2007 «digolongkan dengan berbagai bentuk, pilih salah satugraphics yang ingin ditampilkan pada woorkbook Andatersebut. Ikuti wizard yang diharuskan oleh SmartArttersebut, seperti mengisikan text, data angka, dansebagainya. Dan tidak lama SmartArt Anda akan terbentukdengan sempurna. Fitur yang menarik di Office 2007. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 43
• 39. » MULAI DENGAN EXCEL 2007WORDARTFitur ini sebenarnya sudah ada pada versi Office terdahulu, dimana dengan fitur ini Anda bisa membentuk huruf atau biasadigunakan untuk membentuk judul dengan ukuran yang laindari biasa dan juga bentuk juga lain dari biasanya. Pada Office 2007, fitur WordArt terdapat pada semuaaplikasi di dalam Office 2007 tanpa terkecuali. Pada versiterbaru ini, WordArt menampilkan bentuk yang lebihsempurna. Mulai dari bentuk yang biasa digunakan, bentuktimbul, sampai dengan berbentuk tiga dimensi semua ada disini sehingga Anda lebih bebas menentukan bentuk dari textWordArt Anda. WorArt lebih lengkap pada Office 2007.44 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 40. MULAI DENGAN EXCEL 2007 « Caranya pilih command insert, kemudian pilih WordArtyang ditandai dengan icon huruf A berwarna biru. Kemudianakan muncul banyak pilihan huruf, klik bentuk huruf yangAnda inginkan, kemudian Anda diharuskan mengisikan hurufatau kalimat yang ingin ditulis. Setelah selesai, akan munculcontextual tools, di mana Anda bisa lebih membentuk kalimatAnda tersebut sesuai dengan keinginan. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 45
• 41. CONDITIONAL FORMATTING «Bab 4ConditionalFormattingApa saja kelebihan Conditional Formatting danbagaimana cara menggunakannya? Simak padabab ini!Conditional Formatting bukan hal yang baru di Excel, namunkhusus untuk Excel 2007 fitur ini diubah sedemikian lengkap,hingga dari sisi user interface-nya sangat mudah digunakan.Tentunya hal ini berimbas pada cara penggunaan conditionalformatting secara mudah, bahkan untuk orang awamsekalipun. Conditional formatting ini sendiri ditujukan untukmembuat rule-rule atau aturan terhadap data yang sudahAnda kerjakan pada workbook di Excel 2007. Tujuannyasupaya data yang ada di workbook Anda bisa terbaca denganbaik dan tidak membingungkan bagi yang membacaworkbook Anda tersebut. Malahan dengan conditionalformatting ini, diharapkan workbook Anda akan lebihmenarik untuk disimak, daripada Anda menggunakanworkbook dengan data yang tidak dibarengi dengan fungsiconditional formatting. Sebagai contoh, misalkan Anda ingin membuat sebuahdata dari angka 10−100 dengan dilengkapi aturan bahwaangka 1 merupakan angka terkecil dan angka 100 merupakanangka terbesar. Anda bisa menggunakan fitur conditional : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 47
• 42. » CONDITIONAL FORMATTINGformatting dengan pilihan warna, di mana semakin tebalwarna yang ada pada data tabel tersebut, maka semakinbesar angka yang ada pada data tersebut. Menu Conditional Formatting dan contoh yang sudah kami buat.48 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 43. CONDITIONAL FORMATTING «Conditional Formatting MenuKhusus pada bab ini, kami akan menjelaskan segala sesuatunyayang ada pada conditional formatting di Excel 2007. Seluruhmenu yang ada di dalamnya akan dijelaskan secara detail,beserta contoh penggunaanya supaya Anda yang awammenggunakan fitur ini juga bisa ikut merasakan kemudahandan keasyikan dari fitur conditional formatting tersebut.Highlight Cell RulesSesuai dengan namanya, fungsi ini digunakan untukmengatur rule atau menerapkan aturan terhadap data didalam workbook Anda. Data yang akan Anda atur akan di-highlight dengan warna untuk membedakan antara datayang ada di satu kolom dengan kolom lainnya. Beberapasubmenu yang disediakan pada pilihan ini adalah sebagaiberikut:Greater ThanFungsi ini digunakan untuk mengatur data yang ingin Andatandai dengan rule bahwa data yang diberi warna atauornamen berbeda adalah lebih besar dari data yang lain.Biasanya dalam hal ini adalah data yang mengandung angka. Fungsi Greater Than. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 49
• 44. » CONDITIONAL FORMATTINGLess ThanFungsi ini adalah kebalikan dari fungsi di atas, rule yangditerapkan adalah seluruh data yang diberi warna atauornamen tertentu adalah data yang lebih kecil dari datalainnya. Masih data yang dimaksud pasti berbentuk angka. Fungsi Less Than.BetweenJika Anda ingin menandai data mana saja di antara data yanglain secara mudah, gunakan fungsi ini. Contohnya, Anda inginmenandai angka antara 33 sampai 78, mana saja yang terma-suk di dalamnya secara otomatis akan tertandai. Cukupmudah, bukan? Fungsi Between.50 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 45. CONDITIONAL FORMATTING «Equal ToJika Anda memiliki banyak data dan kemudian ingin secaramudah menemukan data yang diinginkan, maka gunakanfungsi ini. Dengan fungsi ini, seluruh angka atau data yanganda ketikkan pada dialog box yang muncul akan ditandaisecara otomatis. Sehingga Anda akan lebih mudahmenemukan data yang diinginkan. Fungsi Equal To.Text That ContainsJika ingin menandai text tertentu, atau hanya ingin sekadarmengetahui di mana letak teks yang Anda cari dalam dataworkbook Anda, gunakan fungsi ini. Fungsi Text That Contains. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 51
• 46. » CONDITIONAL FORMATTINGDuplicate ValuesDi setiap Data, pasti ada kemiripan satu sama lain atau yangbiasa disebut dengan duplikat. Untuk bisa menemukan danmenandai duplikat tersebut jika diperlukan, Anda bisamenggunakan fungsi yang satu ini. Dengan begitu, Andatidak perlu mencari lagi satu persatu secara manual.Selain duplikat, pada fungsi ini juga ada pilihan unique, dimana jika ada satu angka atau huruf/kalimat yang unik akanditandai secara otomatis. Fungsi Duplicate Values.TOP/BOTTOM RULESPerintah ini digunakan untuk melakukan short terhadap datapada workbook Anda, khususnya digunakan terhadap datayang berbentuk angka. Secara garis besar, perintah ini akanmencari angka tertinggi, terendah, dan rata-rata dari data yangingin Anda short. Seperti halnya pada perintah Highlight CellRules, pada perintah ini juga terdapat beberapa macam fungsi.Top 10 ItemsFungsi ini digunakan untuk melakukan shorting angka-angkapada data Anda untuk mencari nilai yang terbesar. Dalamcontoh, kami mencari 10 nilai terbesar dari data yang ada.52 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 47. CONDITIONAL FORMATTING « Fungsi Top 10 Items.Top 10%Fungsi ini hampir sama dengan fungsi sebelumnya, perbeda-annya data yang di-sorting adalah data yang memiliki angkaterbesar di dalam data yang dimaksud. Seperti contoh, kamimencoba men-sorting data sebanyak 10% dari total data yangada. Fungsi Top 10%. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 53
• 48. » CONDITIONAL FORMATTINGBottom 10 ItemsKebalikan dari Top 10 Items, kali ini fungsi tersebutdigunakan untuk men-sorting data yang terendah dari datayang disediakan. Pada contoh, kami men-sorting 10 angkaterendah dari data yang sudah disiapkan. Fungsi Bottom 10 Items.Bottom 10%Kebalikan juga dari fungsi Top 10%. Fungsi ini bisa digunakanuntuk melakukan sorting data terendah dari beberapa persendata yang kita inginkan. Dalam contoh kami melakukansorting sebanyak 10% dari data yang ada.54 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 49. CONDITIONAL FORMATTING « Fungsi Bottom 10%.Above AverageFungsi ini digunakan untuk mencari data yang menunjukkannilai di atas rata-rata dari data yang sudah Anda tentukansebelumnya. Fungsi Above Average. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 55
• 50. » CONDITIONAL FORMATTINGBelow AverageFungsi ini digunakan untuk mencari data yang menunjukkannilai di bawah rata-rata dari data workbook yang sudah ada.Biasanya data ini berbentuk angka. Kebalikan dari fungsiabove average. Fungsi Below Average.DATA BARSConditional Formatting jenis ini digunakan untuk lebihmemperjelas berapa perbedaan angka tersebut dengan angkaterbesar dari suatu data dalam workbook. Perbedaan tersebutditandai dengan adanya bar yang dilengkapi dengan gradasiwarna yang cukup bagus, sehingga secara langsung Andaakan bisa melihat perbedaan dari satu angka dengan angkayang lainnya. Anda bisa memilih berbagai format data baris yang sudahdisediakan di Excel 2007, namun perbedaan format tersebutdidasarkan pada perbedaan warna saja.56 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 51. CONDITIONAL FORMATTING « Fungsi Data Bars.COLOR SCALESPerintah ini bisa digunakan untuk membuat data Anda lebihberwarna. Color scales akan membuat data Anda memilikiperbedaan antara satu data dengan yang lain. Perbedaandidasarkan dari besar kecilnya suatu angka atau bilangan. Anda bisa memilih beberapa macam format, apakah Andaingin menggunakan dua warna atau tiga warna bergradasi. Sebagai contoh, kami menggunakan data dari beberapabilangan yang kami buat secara acak. Kami menggunakantiga warna bergradasi dan hasilnya warna solid terdapat padabilangan yang terbesar, bilangan yang dianggap bernilaiditengah dibedakan lagi warnanya, begitu juga denganbilangan yang nilainya paling rendah. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 57
• 52. » CONDITIONAL FORMATTING Fungsi Color scales.ICON SETSCommand Icon Sets ini yang paling kami suka dari fungsi yanglain. Dengan fitur ini, Anda bisa membuat data Anda terlihatlebih menarik. Icon-icon yang akan Anda tampilkan akansesuai dengan bilangan yang sudah ditentukan. MisalkanAnda ingin membuat sebuah report dengan menampilkanbilangan dari 10-100, maka icon sets akan menerjemahkanbilangan itu ke dalam bentuk icon. Sehingga report Andatidak hanya berupa bilangan saja, namun juga ada icon disamping bilangan tersebut.58 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 53. CONDITIONAL FORMATTING « Fungsi Icon Sets. Icon yang disediakan cukup banyak, bahkan Anda juga bisamelakukan kustomisasi terhadap rule-rule yang ada. Iconseperti bendera, tanda panah, dan tanda bulatan sudahdisediakan pada fitur ini. Cukup diperlukan sedikit kreasi dariAnda. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 59
• 54. LET’S FUN WITH DATA «Bab 5Let’s Fun withDataBermain main dengan data di Excel 2007?Mengapa tidak? Simak cara-cara berikut supayaAnda tidak bosan.Dalam Microsoft Excel 2007, Anda bisa memvisualisasikandata atau informasi yang sedang dikerjaan saat ini denganmenggunakan bantuan charts, graphics, dan formatting.Namun, yang terpenting dalam workbook Anda tersebuttentunya adalah data. Dengan belajar meng-input data secaraefektif, tentunya Anda akan mendapatkan hasil yang lebihsempurna, kesalahan yang minim, dan waktu Anda untukmenganalisis data yang sudah di-input tersebut menjadibanyak sehingga Anda bisa lebih teliti dalam memutuskansesuatu. Excel 2007 menyediakan berbagai macam tool yang bisadigunakan untuk mengatur data yang di-input secara lebihefektif. Contohnya pada Excel 2007, Anda bisa mengatur dataAnda langsung ke dalam bentuk tabel supaya Anda bisamenganalisis dan kemudian menyimpan data tersebut secaracepat dan mudah. Juga Anda bisa meng-input data berbentuk series secaracepat, mengulang satu atau lebih data value, atau Anda bisajuga mengontrol Excel 2007 dalam melakukan format cell,colums, atau rows antara satu worksheet dengan worksheet : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 61
• 55. » LET’S FUN WITH DATAyang lainnya. Dan Anda bisa melakukan kegiatan tersebutdengan sangat mudah di Excel 2007. Selain itu, dalam Excel 2007 Anda juga bisa melakukanpengecekan terhadap spelling yang ada dalam text diworksheet, mencari kata alternatif di fungsi Thesaurus, danbahkan menerjemahkan satu kata ke bahasa lain.Meng-input DataSetelah Anda membuka workbook untuk mulai bekerja, tentuhal yang berikutnya akan Anda lakukan adalah memasukkandata pada workbook tersebut. Cara yang paling mudahadalah langsung memilih salah satu cell kemudian Andamengetikkan data. Hal ini sangat efektif jika data yang inginAnda input tidak terlalu banyak dan rumit, namun jadibermasalah dan tidak ideal jika cara ini digunakan untukmeng-input banyak data dengan tingkat kesulitan cukuprumit. Sebagai contoh, kami akan membuat layout workbookdengan isian data yang cukup banyak. Jika Anda inginmembuat suatu urutan bulan, misalnya, tanpa inginmengetikkan data tersebut, maka Anda bisa melakukan copypaste terhadap data tersebut. Namun, ada cara yang lebihmudah lagi, yaitu dengan menggunakan fungsi AutoFill.Dengan fungsi ini, Anda cuma harus mengetikkan datapertama, misalkan saja Anda mengetikkan bulan January danAnda ingin membuat data bulan sampai September, cukuparahkan cell pada teks January kemudian pada sisi kananbawah kursor mouse Anda drag ke bawah atau ke sampingsesuai kebutuhan. Secara otomatis, teks akan bertambahmenjadi January, February, March, April, dan seterusnya.62 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 56. LET’S FUN WITH DATA « Cara mudah meng-input data dengan fasilitas AutoFill. Anda juga bisa menggunakan fungsi Copy Cell pada menufill handle tersebut. Fungsi ini digunakan untuk meng-copysalah satu data di dalam cell ke cell lain sesuai dengankeinginan, sehingga Anda tidak perlu mengetikkan ulangdata tersebut. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 63
• 57. » LET’S FUN WITH DATA Gunakan Copy Cell untuk menduplikat data Anda.Mengubah Data Secara CepatExcel 2007 memiliki sangat banyak data, lebih dari jutaankolom jika mau dihitung. Jika ingin menemukan data Anda diantara jutaan kolom tersebut, rasanya tidak mungkin jikaAnda harus mencari satu per satu dengan menyusuri seluruhkolom yang ada di worksheet Anda. Di samping akan sangatmenyita waktu Anda tentu akan sangat menyulitkan.Solusinya, Anda bisa menggunakan command Find andReplace, di mana dialog box tersebut memiliki dua buah tab,yaitu Find dan lainnya adalah Replace. Dengan fungsi Find iniAnda bisa mencari data yang diinginkan secara mudah,sedangkan untuk mengubahnya Anda tinggal berpindah tabsaja ke pilihan Replace. Jangan lupa, jika Anda memerlukan64 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 58. LET’S FUN WITH DATA «control tambahan pada dialog box find and replace supayaAnda bisa mencari data secara lebih detail lagi, Anda cukupmengklik tombol option yang secara otomatis akanmenambah pilihan pada menu dialog box tersebut. Command pilihan untuk Find and Replace. Dialog box dengan menu Find. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 65
• 59. » LET’S FUN WITH DATA Dialog box dengan menu Replace.Melakukan Filtering DataFungsi lain yang cukup menarik untuk digunakan adalahFiltering data, di mana dengan fungsi ini Anda bisamelakukan filtering terhadap data yang sudah dipilih. PilihanAnda terhadap data tersebut akan menyebabkan seluruh datayang sama dengan data yang dipilih akan muncul berapapunbanyaknya. Sebaliknya, jika data tidak cocok dengan datayang Anda pilih, maka data tersebut tidak akan dimunculkandalam workbook, otomatis akan di-hide. Untuk melakukan filtering cukup mudah, klik kanan padadata yang ingin Anda filter. Kemudian pilih menu filtering, disitu ada beberapa pilihan filtering berdasarkan apa yangAnda inginkan, berdasar pada value (jika data berbentukangka), atau berdasarkan warna (jika data memiliki ciri warnatertentu), dan lain sebagainya. Sebagai contoh, kamimenggunakan filtering data berdasarkan value.66 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 60. LET’S FUN WITH DATA « Cara melakukan filtering data. Kiri: data sebelum filtering. Kanan: data setelah dilakukan filtering.Melakukan Sorting DataSelain bisa melakukan filtering data, Anda juga bisamenggunakan fungsi sorting data di Excel 2007. Fungsi inimasih sama seperti yang ada pada versi Office sebelumnya.Namun pada Excel 2007, fungsi ini lebih disempurnakan lagi. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 67
• 61. » LET’S FUN WITH DATAJika pada versi sebelumnya, Anda harus bersusah payahmencari tombol fungsi sorting ini pada command tools dibagian atas workbook, pada Excel 2007 letak fungsi sortingsangat mudah ditemukan. Yaitu, pada saat Anda mengklikkanan sebuah data di dalam cell workbook Anda, maka secaraotomatis fungsi sorting data akan muncul dengan segera. Sorting data pada pekerjaan Anda bisa dilakukan tehadapdata dengan tipe teks ataupun yang bertipe angka. Ada duafungsi sorting data yang bisa diterapkan pada data Anda.Fungsi pertama adalah Ascending dan fungsi kedua adalahDescending. Menu sorting pada ribbon. Cara melakukan sorting data.68 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 62. LET’S FUN WITH DATA «Sorting Data Secara AscendingFungsi ini bisa Anda gunakan untuk mengurutkan data dariatas ke bawah, atau dari samping kiri ke samping kanan sesuaidengan yang diinginkan. Ascending akan mengurutkan dataAnda mulai dari nilai yang terkecil sampai dengan yangterbesar. Untuk data dengan bentuk angka, ia akan mencarinilai yang terkecil dari angka tersebut, kemudian secaraberurutan ke bawah sampai dengan nilai yang terbesar. Untukdata yang berbentuk teks, ia akan dilihat dari huruf awalnyadan akan mengurutkannya dari huruf yang pertama (sesuaiabjad) dan seterusnya sampai dengan huruf yang terakhir. Melakukan sorting data secara ascending.Sorting Data Secara DescendingKebalikan dari fungsi ascending, fungsi descending digunakanuntuk mengurutkan data baik teks atau angka dari nilaiterbesar terlebih dahulu kemudian berurutan ke nilai yangterkecil. Untuk sorting data yang berbentuk angka, sortingakan dimulai dari nilai yang terbesar dahulu kemudian : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 69
• 63. » LET’S FUN WITH DATAberlanjut ke nilai yang terkecil. Untuk data yang bertipe teks,sorting akan dimulai dari huruf terakhir dari abjad danberlanjut seterusnya ke huruf pertama dari abjad. Masing-masing teks diurutkan dari huruf pertamanya. Melakukan sorting secara descending.Custom SortingSatu lagi yang bisa Anda dapatkan pada fungsi sortingtersebut adalah custom sorting, di mana Anda bisa melakukansorting data tidak hanya secara ascending atau descending,namun sesuai dengan keinginan. Andalah yang harus menentukan aturan atau rule yangingin dilakukan dalam melakukan sorting data. Ketikamemilih custom sorting, Anda akan dihadapkan pada sebuahdialog box, di mana di dalamnya Anda harus mengisi field-field yang sudah tersedia. Jika Anda sudah mengisi fieldtersebut sesuai dengan keinginan, maka hasil sorting jugaakan muncul sesuai dengan apa yang Anda isikan dalamdialog box tersebut.70 : Get Started with Microsoft Office Excel 2007
• 64. LET’S FUN WITH DATA «Melakukan sorting data secara custom. Dialog box pada custom sorting. : Get Started with Microsoft Office Excel 2007 71
• 65. SAVING FILES! «Bab 6Saving Files!Anda bisa menyimpan data pada Excel 2007dengan berbagai macam format. Apa saja fitursaving yang dimiliki oleh Excel 2007? Simakselengkapnya pada bab ini.Berbagai fitur dan fungsi menarik sudah kami berikan padabab-bab sebelumnya. Pada bab ini, Anda akan mengetahuiapa saja format yang didukung dalam melakukan savingsebuah dokumen workbook khususnya. Hal ini menjadipenting, mengingat cara peyimpanan pada Excel 2007meskipun terlihat sama dengan versi-versi Office sebelumnya,namun hasil saving dokumen yang diberikan cukup berbeda. Hal yang paling terlihat adalah format yang dihasilkan saatdisimpan berbeda dari Office sebelumnya yang biasanya ber-ekstensi .doc, .xls, atau .ppt. Kali ini untuk dokumen yangdisimpan pada Office 2007 secara umum akan berubahekstensinya dengan .docx, .xlsx, atau .pptx. Di mana yangcukup disayangkan bahwa ekstensi tipe baru dari Office 2007tersebut tidak bisa dijalankan pada Office yang memiliki versidi bawahnya, baik Office XP ataupun Office 2003. Jika dibandingkan secara besar files yang dihasilkan saatpenyimpanan dokumen, terlihat perbedaan jumlah yangsangat signifikan dibandingkan jika Anda menyimpandokumen dalam bentuk .doc, .xls, atau.ppt, yang tentunyadilakukan pada Office versi lama. Untuk Office 2007, besarfiles saat dilakukan saving akan mengecil hingga kurang lebih50% jika dibandingkan dengan cara penyimpanan yangdihasilkan oleh Office versi lama. Tentunya, hal ini menjadi : Get Strated with Microsoft Office Excel 2007 73
• 66. » SAVING FILES!penting ketika Anda memiliki space atau ruang harddisk yangterbatas, atau mungkin Anda memiliki UFD dengan kapasitascukup kecil. Hal ini tentunya berpengaruh juga dari lamatidaknya proses penyimpanan itu berlangsung, meskipun kitasemua tahu bahwa untuk menyimpan satu file dokumen, baikpada Word, Excel, atau aplikasi Office yang lainnya tidaklahdiperlukan waktu yang lama, hanya sekedipan mata saja. Cara menyimpan pekerjaan Anda di Office 2007. Anda juga bisa menyimpan file dokumen Anda secaralangsung (Save) atau dengan menekan tombol shortcut, yaituCtrl+S.74 : Get Strated with Microsoft Office Excel 2007
• 67. SAVING FILES! « Menyimpan dokumen dengan Ctrl+S. Hasil saving dari salah satu file bisa Anda lihat pada gambarberikut. Kapasitas file-nya lebih besar dan file yang disimpanmemiliki ekstensi Office seperti biasa, yaitu .xls. MIC UGM pernah melakukan suatu penelitian kecil-kecilandimana hasil saving dari dokumen di Office 2007 akan jauhlebih kecil sekitar 64% dibandingkan dengan saving dokumendi Office 2003. Anda bisa melihat langsung pada link berikuthttp://micresearch.net/post/Office-2007-New-File-Format-Analysis.aspx. : Get Strated with Microsoft Office Excel 2007 75
• 68. » SAVING FILES! Hasil saving di Office 2003. Hasil penyimpanan untuk file Excel pada Office 2007.Kapasitas file yang dimilikinya lebih kecil dan bentuk ekstensi-nya adalah .xlsx. Hasil saving di Ofice 2007.Type Saving di Office 2007Seperti yang sudah kami singgung pada awal bab, bahwapada Office 2007 secara umum Anda bisa melakukan berbagai76 : Get Strated with Microsoft Office Excel 2007
• 69. SAVING FILES! «macam jenis saving. Di sini selain disediakan saving file dalambentuk standar Office 2007, Anda juga dapat melakukansaving ke bentuk Office 97-2003, di mana hasil ekstensinyabisa dibaca oleh Office versi di bawahnya. Berikut adalah tipe dari saving yang bisa Anda temukan diOffice 2007. Perlu diketahui, jenis saving antara satu aplikasiOffice dengan yang lain adalah berbeda. Contohnya, padaaplikasi Excel Anda bisa menyimpan dokumen dalam bentukexcel binary workbook, sedangkan dalam aplikasi Word Andatidak bisa menyimpan dokumen dalam tipe tersebut. Secarakhusus, kami akan memberikan contoh fitur saving yangdimiliki oleh aplikasi Excel 2007.(Save As) Excel WorkbookFungsi ini adalah standar dari fungsi saving di Excel 2007, dimana jika Anda melakukan saving dokumen dalam bentuk iniformat atau ekstensi terakhir yang akan diperoleh dokumentersebut adalah .xlsx. File dokumen dalam bentuk ini nantinyahanya bisa dibuka oleh aplikasi Excel 2007, dan Excel versi dibawahnya tidak akan bisa membuka format tersebut. Menyimpan workbook dengan cara standar. : Get Strated with Microsoft Office Excel 2007 77
• 70. » SAVING FILES!(Save As) Macro-Enabled WorkbookJika pada workbook tersebut Anda membuat fungsi macro,maka file dokumen Anda tersebut harus disimpan dalambentuk ini. Nantinya file yang akan Anda simpan akanberbentuk .xlsm. Menyimpan dalam bentuk macro dan XLM.(Save As) Excel Binary WorkbookDengan pilihan saving yang memakai fungsi ini, maka fileworkbook Anda akan secara otomatis disimpan dalam bentukbinary code, dengan tujuan supaya akses load dan savingakan semakin cepat. Fungsi ini cocok digunakan untukworkbook dengan data yang sangat banyak dan rumit didalamnya. Format ekstensi dari file Anda tersebut akanmenjadi .xlsb, yang menunjukkan file tersebut adalah filebinary.78 : Get Strated with Microsoft Office Excel 2007
• 71. SAVING FILES! « Menyimpan dalam bentuk binary.(Save As) Excel 97-2003 WorkbookMungkin di antara pilihan yang lain, fungsi saving yang satuini yang nantinya akan banyak Anda gunakan. Dengan fungsiini, dokumen milik Anda yang akan disimpan akan berubahmenjadi bentuk .doc, atau .xls, yang berarti file dokumentersebut bukan hanya bisa dibaca oleh Office 2007, namunjuga oleh Office versi sebelumnya seperti Office XP atauOffice 2003. : Get Strated with Microsoft Office Excel 2007 79
• 72. » SAVING FILES! Menyimpan dalam bentuk Office versi lama.(Save As) Finds Ads-in for Other File FormatsDengan mengklik pilihan ini, secara otomatis Anda akanlangsung dihubungkan ke dalam menu help, di mana di sanadijelaskan bagaimana cara mendapatkan format filetambahan yang dalam hal ini adalah format file berbentukPDF dan XPS. Namun, jika Anda sudah memiliki ads-in untuk kedua fileformat tersebut yang tentunya bisa Anda dapatkan pada situsresmi Microsoft Office dengan cara men-download-nya, makaAnda secara langsung sudah dapat menyimpan file dokumenAnda ke dalam bentuk PDF dan XPS. Di mana memang keduafile tersebut yang saat ini banyak dijadikan standart untukdokumen resmi, karena selain mudah untuk dibaca, formatPDF dan XPS tidak mudah diubah oleh orang lain yang hanyamempunyai hak membaca saja.80 : Get Strated with Microsoft Office Excel 2007
• 73. SAVING FILES! « Menyimpan dalam bentuk PDF atau XPS.(Save As) Other FormatsPilihan saving ini bisa dilakukan jika Anda ingin melakukanpenyimpanan data dalam bentuk custom, dalam hal ini jikaformat yang diinginkan tidak terdapat pada beberapa pilihanfungsi di atasnya. Di sini Anda bisa memilih lebih banyak lagiformat, tidak hanya beberapa fungsi yang sudah kamijelaskan tersebut. : Get Strated with Microsoft Office Excel 2007 81
• 74. » SAVING FILES! Menyimpan dengan bentuk custom.Raih kesempatan mendapatkan 10 paket"Microsoft Office 2007 Full Package Product"senilai total Rp39.000.000,- bagi 10 orang pemenang PERTANYAAN: Menurut Anda, topik apa yang paling tepat untuk diangkat dalam ekstra buku PC Media berikutnya? A. Programming B. Sekuriti & Virus Komputer C. Step-by-step Excel 2007 D. Server E. Step-by-step Windows Vista (Vista Advanced)CARA MENJAWAB:Pelanggan Indosat (Ma trix, IM3, Mentari, Starone); Telkomsel (Halo, Simpati, As);XL (Xplor, Bebas, Jempol); Flexi; Mobile-8 (Fr en); atau Esia kirim SMS ke 7 66 9:Ketik SMS: PCMEDIA<spasi>05 <spasi>EXCE L<spasi>[Jawaban A/B/C/ D/E]<spasi>N AMAContoh: PC MEDIA 05 EXCEL C BUDISMS diterima selambat-lambatnya 30 Me i 2 00 8.Nama pemenang diumumkan pada PC Media 07 /2 00 8 halaman 1 42 yang t erbit 19 Juni 2 00 8.82 : Get Strated with Microsoft Office Excel 2007

http://www.slideshare.net/OcimNationalism/tutorial-microsoft-excel-2007